Henkilötietolain (523/1999 10§) sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietoja, joita kerätään suoraan KIVA-teamin (myöhemmin Ylläpitäjä) palvelun käytön yhteydessä. Se ei koske kolmansien osapuolien linkkejä, joita palvelun sisällä mahdollisesti on, kuten Facebook tai Instagram.
1. Rekisterinpitäjä
KIVA-team ry
Postiosoite: Tillinpiha 4, 02330 ESPOO
Vastuuhenkilö: Anette Kare
Sähköposti: kivateam1992@ gmail.com
2. Rekisterin nimi
KIVA-team:n jäsenrekisteri
3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimus, jossa jäsen on osapuolena, sekä henkilön vapaaehtoinen suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- jäsenrekisterin luominen, hoitaminen ja ylläpito
- koulutusten järjestäminen
- kurssien ja konsultaatioiden laskuttaminen
- tuotteiden ja palveluiden markkinointi- ja myyntitoimenpiteet
- jäsenten tyytyväisyyskyselyt ja mielipidetutkimukset
- palvelun kehittäminen ja ylläpito
- henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottaminen
Tietoja käsitellään jäsenten ja Ylläpitäjän väliseen jäsensuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, jäsenen erilliseen nimenomaiseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan
- jäsenen nimi, osoite ja postitoimipaikka, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- muiden mahdollisesti kurssille osallistuvien henkilöjen etunimet
- jos osallistuja on alaikäinen, huoltajan suostumus
- kurssille / käytöskonsultaatioon osallistuvan koiran tiedot, kuten kutsumanimi, ikä, rotu ja sukupuoli
- tiedot kurssista / luennosta johon osallistutaan
- lisätiedot: koulutuksen kannalta tärkeää tietoa esim. koiran käyttäytymiseen liittyvä
5. Tietolähteet
Henkilön/Jäsenen oma ilmoitus
- Henkilön/Jäsenen oma ilmoitus kurssille / luennolle ilmoittautumislomakkeen yhteydessä
- Yhteydenoton kautta asiakaspalveluun (sähköposti)
- Käytöskonsultaation esitietolomake
6. Tietojen luovutus & vastaanottajat
Tietoja käytetään vain kohdassa 3 (Tietojen käsittelyn tarkoitus) ilmoitettuihin palvelun sisäisiin tarkoituksiin.
Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena valtuutetut palveluntarjoajat, joiden tehtävänä on auttaa palvelun tuottamisessa ja ylläpidossa, kuten tekninen ylläpito, palvelintarjoajat tai laskutus / perintäjärjestelmän tarjoajat. Jokaisen palveluntarjoajan kanssa on olemassa olevat sopimukset, joiden mukaan palveluntarjoaja sitoutuu noudattamaan yleisen tietosuoja-asetuksen sekä tämän tietosuojaselosteen mukaisia yksityisyys- ja tietoturvasäännöksiä.
7. Tietojen siirto EU:n tai ETAn ulkopuolelle
Jäsenrekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojaus
Manuaalista aineistoa ei ylläpidetä.Tietokannat, joihin jäsentiedot on tallennettu, on asianmukaisin tavoin teknisillä keinoilla suojattu eikä niihin ole ulkopuolisilla pääsyä. Tiedot on suojattu palomuurilla, tietosuojaohjelmalla sekä useammalla salasanalla. Rekisterin käyttöoikeudet on rajoitettu organisaatiossa vain niitä työssään käsittelevien henkilöjen käyttöön. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on säädelty salassa pidettäviksi.